As listas de tarefas, renegadas ou simplesmente ignoradas por muitos, podem exercer um papel fundamental na organização de suas atividades diárias, aumentando a produtividade de qualquer profissional.

Para saber como utilizar este recurso a seu favor, observe as orientações que seguem:

• Se você tiver um programa de lista de tarefas em seu computador ou dispositivo móvel, utilize-o. Do contrário, até mesmo um processador de texto pode ser utilizado;

• Lista de tarefas não é agenda. Assim sendo, crie uma lista com afazeres. Por exemplo, se você tem uma reunião no final do dia, não crie um item para a reunião, mas sim itens com as atividades que você precisa realizar para chegar à reunião, como elaborar gráficos, escrever relatório, preparar oratória, etc;

• Seja tão específico quanto possível. Se você precisa escrever um relatório, não crie o item “escrever relatório”, mas sim itens condizentes às etapas da elaboração desse relatório, como por exemplo, “preparar planilha de resultados do bimestre”, “interpretar números”, “descrever metas para bimestre seguinte”, “escrever conclusão”;

• Crie sua lista de tarefas de acordo com uma hierarquia de prioridades. Se você precisa entregar um relatório no final da manhã e uma proposta de preços no final do dia, essa deve ser a ordem dos itens. Perceba que a lista de tarefas funciona como um roteiro para lhe manter no caminho e evitar dispersão;

• Se surgir uma nova ocupação com maior grau de urgência ao longo do dia, não hesite em editar sua lista de tarefas acrescentando esse item em uma ordem de preferência sobre os demais;

• Exatamente por funcionar como um roteiro do seu dia, a lista de tarefas deve ser elaborada logo pela manhã, colocando-se nela todas as atividades que você saiba que precisará realizar. Ela posteriormente deverá ser editada com as novas tarefas que surgirem, conforme visto acima;

• Tarefas que só necessitem ser concluídas no dia seguinte também devem fazer parte da lista. Essas devem ficar no final da lista, já que serão abordadas assim que você terminar todos os itens anteriores;

• Assim que for concluindo os itens da lista, marque-os como terminados. Isso vai lhe dar uma boa visão do progresso ao longo do dia e motivá-lo a avançar sobre os itens seguintes;

• Ao final do expediente a lista de tarefas lhe dará uma noção exata do quanto seu dia foi produtivo. Isso será excelente para detectar possíveis deficiências e pontos em que você precisa melhorar;

• Se o expediente terminar e você ainda tiver afazeres pendentes, eles deverão ser os primeiros itens da lista de tarefas do dia seguinte;

• Não apague dias de listas de tarefas e nem as atividades já concluídas. Elas devem ser arquivadas pois podem servir como excelente instrumento de consulta futura quando você precisar confirmar se realizou determinado afazer e quando ele foi feito.

Uma vez que a cultura da lista de tarefa esteja incorporada à sua rotina, os benefícios serão perceptíveis no aumento da produtividade.