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Como Organizar uma Reunião

Saiba como preparar uma reunião para que a melhor produtividade seja alcançada.

Uma reunião eficiente é aquela em que, num tempo hábil, todos os temas abordados recebem um plano de ação. Elas fazem parte da rotina de empresas das mais diversas áreas e ocorrem com regularidade maior ou menor dependendo da necessidade de decisões tomadas em equipe.

Para organizar uma reunião produtiva siga as orientações abaixo:

• Primeiramente certifique-se de que a reunião é realmente necessária. Reuniões servem para tomar decisões em equipe, não para comunicar decisões. A simples comunicação deve ser realizada por outros meios, como memorandos internos;

• Esteja certo de que todos os pretensos participantes da reunião sejam cientificados da mesma com a antecedência necessária. Mais uma vez os memorandos internos podem servir a este fim;

• Reúna com a devida antecedência todos os documentos e informações que serão utilizadas no ato. Solicitar que documentos sejam localizados e trazidos no curso da reunião quebra o ritmo e gera uma perda de tempo desnecessária;

• Tenha certeza de que existe espaço e acomodação suficiente no local para a quantidade de pessoas convocadas para reunião, ocorra ela com todos os membros em pé ou sentados;

• Prepare com antecedência o roteiro da reunião. Ou seja, todos os itens a serem abordados devem estar devidamente anotados na devida ordem;

• Não se esqueça de determinar de que forma serão feitas as anotações que servirão de base para elaboração da ata da reunião e quem será responsável por isso;

• Leia mais sobre como tornar a reunião mais produtiva e como se sair bem em uma reunião de negócios.










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