Uma boa organização lhe permitirá ser eficiente mesmo em um ambiente com grande carga de trabalho.
Diariamente, muitos profissionais se sentem afogados de trabalho. É como se as tarefas se acumulassem em um volume fora de controle, que não lhes permite alcançar a concentração necessária e se dedicar corretamente a cada uma delas.
Essa sensação, que afeta diretamente a produtividade, pode ser evitada adotando-se algumas metodologias simples, mas efetivas de organização. Leia com atenção:
• Faça uso da regra do toque. Faça alguma coisa com cada papel em que você toque. Se você tocar um papel, isso significa que ele estava sobre sua mesa ou lhe foi entregue. O que você deve fazer é a leitura do mesmo e, se for o caso, assinar, arquivar, realizar a atividade a que esteja relacionado ou ordenar dentre os papéis que estão em local específico esperando para serem utilizados em suas respectivas tarefas;
• A regra do toque vai lhe ajudar a manter a sua mesa limpa, tendo sobre ela apenas aqueles papéis com que você esteja trabalhando no momento. Isso é muito importante para a produtividade, tanto no aspecto prático como psicológico. Nada mais intricado que trabalhar em uma mesa repleta de papéis, onde as coisas se perdem e se confundem com facilidade;
• Use a regra do toque também no seu e-mail. Se você decidiu receber e ler os e-mails, então deve ter reservado um tempo para lidar com eles. Responda as mensagens imediatamente. Se algum deles necessitar a realização de uma tarefa, a realize ou insira agora mesmo na sua lista de tarefas pendentes para que seja executada a seu tempo;
• Use e abuse das pastas. Seus papéis e documentos não podem ficar misturados ou pendentes de organização. Todos os papéis relacionados a uma determinada tarefa devem estar juntos para que possam ser acessados rápida e facilmente quando necessário. Mantenha, portanto, todos os papéis organizados em pastas. Ao receber um novo documento, determine imediatamente se ele deve ser inserido em uma pasta existente ou se deve ser criada uma nova pasta para ele;
• Manter o ambiente organizado é tão importante quanto organizá-lo inicialmente. Mesmo que você siga as dicas acima, sua mesa fatalmente se encontrará acumulando volume em determinadas situações. Logo, reserve um tempo diário para manter a organização, preferencialmente ao final do expediente. Destine o lixo ao local apropriado, organize seus materiais de escritório, leve ao arquivo os papéis referentes às tarefas já realizadas, etc. Deixe sua mesa limpa e pronta para o dia seguinte.
Por fim, lembre-se, uma mesa repleta de papéis não é sinônimo de profissional muito trabalhador. Esse tempo já passou. O foco atualmente está na eficiência, que somente pode ser alcançada com organização.
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